Cómo almacenar documentos y archivos de empresa de forma segura
Guía para almacenar documentos y archivos de empresa de manera segura, ordenada y cumpliendo los plazos legales en Chile.
Toda empresa acumula documentación con el tiempo: contratos, facturas, libros contables, correspondencia legal. En Chile, la normativa obliga a conservar muchos de estos documentos por períodos que van desde 3 hasta 10 años según el tipo de archivo.
El resultado es que muchas empresas terminan con oficinas llenas de cajas que ocupan espacio valioso y dificultan el trabajo diario.
Una bodega de arriendo bien organizada puede resolver ese problema sin complicaciones.
¿Qué tipos de documentos se guardan habitualmente en bodegas?
Las empresas que usan bodegas para archivo suelen guardar:
- Documentos contables: facturas, boletas, libros de contabilidad
- Contratos firmados: con proveedores, clientes y empleados
- Documentación legal: escrituras, poderes, resoluciones
- Archivo de personal: liquidaciones, contratos de trabajo, certificados
- Documentos tributarios: declaraciones de impuestos, constancias del SII
- Correspondencia formal: cartas, notificaciones, documentos oficiales
Todos estos archivos tienen algo en común: no se usan a diario, pero deben estar disponibles si alguien los pide.
Cómo preparar los documentos antes de llevarlos a la bodega
1. Clasifica y etiqueta antes de embalar
Cada caja debe tener una etiqueta clara con:
- Tipo de documento
- Período que abarca (por ejemplo: “Facturas 2022-2023”)
- Empresa o área correspondiente
- Fecha de destrucción permitida (si aplica)
Esto evita que tengas que abrir cada caja cuando necesitas algo.
2. Usa cajas de cartón duro o de plástico
Las cajas de archivos estándar (tipo “file box”) son la opción más práctica. Si los documentos son especialmente importantes o el espacio puede tener humedad, las cajas de plástico con tapa sellada son más seguras.
Evita bolsas plásticas: retienen humedad y deterioran el papel.
3. Lleva un registro de lo que está en cada caja
Un archivo Excel o una hoja física con el contenido de cada caja te permite encontrar cualquier documento sin tener que abrir todo. Guarda esa lista también en digital.
4. Organiza las cajas de acceso frecuente en el frente
Dentro de la bodega, ubica primero las cajas que podrías necesitar en los próximos meses. Las más antiguas van al fondo.
Consideraciones de seguridad para documentos de empresa
Los documentos de empresa suelen contener información sensible: datos de clientes, números de RUT, información financiera. Al elegir una bodega para guardarlos, considera:
- Acceso restringido: que solo tú o personas autorizadas puedan entrar
- CCTV activo: para detectar cualquier acceso no autorizado
- Cierre propio: cada bodega debe poder cerrarse con candado independiente
- Sin humedad: el papel se deteriora rápidamente en ambientes húmedos; revisa las condiciones del espacio
¿Cuánto tiempo debes conservar los documentos?
En Chile, los plazos legales de conservación varían según el tipo:
| Tipo de documento | Plazo mínimo |
|---|---|
| Documentos tributarios (SII) | 6 años |
| Libros de contabilidad | 6 años |
| Contratos laborales | 5 años desde el término |
| Documentos del SERNAC | Según resolución |
Pasado ese plazo, los documentos pueden destruirse de forma segura (preferiblemente por trituración para proteger datos).
Alternativa: digitalización previa
Para muchas empresas, guardar documentos físicamente es solo una solución temporal mientras se avanza en un proceso de digitalización. Si ese es tu caso, una bodega te da el tiempo necesario para digitalizar ordenadamente sin perder los originales mientras dura el proceso.
En AMC Bodegaje puedes arrendar el espacio que necesitas mientras completas esa transición. Para conocer las opciones disponibles, visita nuestra página de bodegas o contáctanos directamente.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un espacio especial para documentos o sirve una bodega normal?
Una bodega estándar sirve perfectamente para archivos si las condiciones de humedad y temperatura son razonables. Visita el espacio antes de arrendar para evaluar esas condiciones.
¿Qué pasa si el SII me pide documentos que están en la bodega?
El SII permite que los documentos estén fuera de las dependencias de la empresa siempre que estén accesibles. Debes poder presentarlos dentro del plazo que te otorguen.
¿Puedo ir a la bodega solo a buscar un archivo?
En AMC tienes acceso a tu bodega cuando lo necesites, dentro de las condiciones acordadas al momento de arrendar.
Conclusión
Guardar documentos de empresa en una bodega es una solución práctica, económica y ordenada para liberar espacio de oficina sin perder el acceso a información importante. La clave está en hacerlo con orden desde el principio.
Si quieres explorar esta opción, contáctanos en AMC Bodegaje o escríbenos por WhatsApp para ver qué espacio se ajusta a tus necesidades.
